Apa Tugas dan Tanggung Jawab Admin Finance? Simak Disini

Admin Finance atau dikenal juga sebagai admin keuangan merupakan seseorang yang memiliki tugas untuk mengelola arus keuangan.

Mulai dari pembukaan rekening, hingga membuat rencana keuangan bagi sebuah perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditargetkan.

Tugas dan tanggung jawab Admin Finance sebenarnya tidak jauh berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lain. Namun, beberapa perusahaan menerapkan job desc tambahan sehingga tugasnya pun lebih banyak.

Fungsi Admin Finance bagi Perusahaan

Jika dilihat dari fungsinya, admin keuangan memiliki peran yang teramat sangat penting bagi perusahaan. Berikut diantaranya:

1. Shopping Function

Fungsi belanja yang mana seorang admin diberi kepercayaan untuk mengeluarkan dana demi kebutuhan belanja operasional perusahaan.

Walau diberi hak penuh untuk membelanjakan uang perusahaan, bukan berarti seorang Admin Finance  dapat bertindak semena-mena. Tentunya pembelanjaan ini hanya dilakukan setelah melakukan rapat penyusunan rencana anggaran belanja yang dilakukan dengan para atasan.

2. Investment Function

Admin keuangan dibutuhkan oleh perusahaan karena berfungsi sebagai wadah atau tempat yang dipakai untuk menyimpan dana perpusahaan yang sewaktu-waktu digunakan jika sedang dibutuhkan.

Untuk menyimpan dana ini, maka pihak Admin Finance harus bisa menentukan bagaimana metode penyimpanan yang tepat. Jika hanya disimpan di bank, tentu akan rugi karena dikenakan biaya admin.

Jika disimpan di kantor tentu rawan pencurian dan lainnya. Maka dari itulah admin sangat berperan dalam menentukan metode investment yang tepat.

3. Fundraising Function

Fundraising function merupakan fungsi penyediaan dana. Artinya, Admin Finance juga memiliki peran dalam menyediakan dana yang dibutuhkan oleh perusahaan, terlebih untuk perusahaan golongan start up yang masih sangat kekurangan dana.

Untuk mencari dana, pihak Admin Finance akan mencoba mencari investor, sponsor, ataupun dengan bekerja sama dengan pihak lain yang sekiranya sama-sama saling menguntungkan.

Job Description Admin Keuangan

Apabila Anda tertarik untuk bekerja menjadi sebagai seorang Admin Finance, maka ada syarat-syarat yang harus dipenuhi.

Terlebih, pekerjaaan ini merupakan pekerjaan yang diincar banyak orang, sehingga Anda mestinya menunjukkan performa yang bagus agar bisa diterima di perusahan yang diinginkan.

Berikut ini beberpa job description untuk mendaftar menjadi admin keuangan:

Kualifikasi yang Dibutuhkan

• Minimal pendidikan ialah D3 akuntasi atau D3 administrasi perkantoran
• Punya setidaknya 1 tahun pengalaman kerja sebagai Admin Finance
• Menguasai software Office seperti Ms word, Ms Excel, dan Ms Power Point
• Diutamakan bagi mereka yang bisa berbahasa Inggris. (punya pengalaman dalam software akuntansi Navision atau Dynamics 365 Business Central)
• Punya tanggung jawab tinggi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
• Cermat, cekatan, dan rapi dalam mengatur pencatatan keuangan
• Memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dalam menganalisa suatu dokumen
• Paham dalam mengatur arus masuk dan keluarnya uang perusahaan
• Mampu menganalisa hasil kerja sendiri maupun karyawan lain
• Jujur dan dapat dipercaya menjadi poin tambahan yang sangat penting

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Finance

Jika sekiranya telah memenuhi persyaratan sesuai job desc di atas, selanjutnya Anda perlu pahami tugas dan tanggung jawab Admin Finance berikut ini:

Tugas Admin Finance

Di bawah ini merupakan beberapa tugas yang wajib dilaksanakan oleh seorang Admin Finance di perusahaan manapun:

1. Menyusun Financial Plan Perusahaan

Tugas utama dari seorang Admin Finance ialah menyusun rencana keuangan perusahaan yang meliputi arus kas masuk dan kas keluar, perencanaan pinjaman, pendanaan dari investor, hingga pembayaran hutang piutang.

Setelah disusun, Admin Finance diharuskan untuk menuliskannya dalam sebuah dokumen laporan keuangan yang berisi data secara lengkap mulai dari detik terjadinya transaksi hingga tujuan transaksi tersebut dilakukan.

Nantinya, laporan ini akan dijadikan sebagai salah satu rujukan dalam penyusunan kebijakan anggaran perusahaan.

2. Mengarsipkan Dokumen Transaksi Keuangan

Seluruh dokumentasi hasil transaksi baik laporan keuangan hingga dokumen kecil seperti faktur atau nota juga harus terdokumentasikan baik secara digital maupun fisik.

Selain untuk membantu mempermudah pihak perusahaan dalam mencari dokumen yang sedang dibutuhkan, pengarsipan dokumen juga berguna sebagai bukti yang valid disaat ada pihak berwenang yang mengusut transaksi ganjil yang terjadi pada perusahaan tersebut.

3. Menyusun Kebijakan Anggaran Perusahaan

Menyusun kebijakan anggaran perusahaan tidaklah mudah, prosesnya pun rumit karena harus berkomunikasi dengan semua divisi yang ada di perusahaan tersebut hingga ke atasan / CEO.

Tak cuma itu, pihak Admin Finance juga bertugas untuk cek anggaran perusahaan di tahun sebelumnya. Jadi, uang yang telah dihabiskan selama satu tahun terakhir sudah menghasilkan apa saja juga harus diketahui oleh admin keuangan.

4. Memasukkan Data Pembayaran yang Diterima Pelanggan

Jika perusahaan berurusan langsung dengan pelanggan, maka Admin Finance juga turut serta bertugas dalam menginput pembayaran yang diterima oleh para customer.

Misalnya pembayaran pinjaman dari pelanggan, pembayaran pembelian produk, pembayaran jaminan, atau pembayaran lainnya maka semuanya harus diinput dalam sistem akuntansi dan dibuktikan dalam dokumen berupa kwitansi pembayaran. 

Baiknya pembayaran diinput ke sistem atau software akuntansi seperti Microsoft Dynamics 365 Business Central yang sudah umum dipakai oleh perusahaan perusahaan besar.

5. Membuat dan Mencetak Surat Tagihan 

Apabila pelanggan atau perusahaan lain punya hutang terhadap perusahaan tempat Anda bekerja dan sudah memasuki tanggal jatuh tempo, maka sebagai Admin Finance – wajib membuat dan mencetak surat tagihan untuk dikirimkan kepada mereka.

Begitu juga jika sudah terlambat melakukan pembayaran, maka pihak Admin Finance pun harus mencetak tagihan dan surat pemberitahuan keterlambatan pembayaran kepada pihak yang bersangkutan.

Tanggung Jawab Admin Finance

Disamping memiliki tugas yang banyak, seorang Admin Finance juga memiliki segenap tanggung jawab yang wajib diemban. Berikut contohnya:

1. Memeriksa Faktur dan Nota Supplier

Faktur, nota suplier, dan bukti pembayaran lainnya harus diperiksa oleh Admin Finance untuk melihat apakah pembelanjaan perusahaann sesuai dengan angka yang tercetak dalam faktur atau tidak.

Setelah dilakukan pemeriksaan, Admin Finance juga bertanggung jawab untuk mencatatnya ke dalam buku laporan arus kas keuangan perusahaan. Kemudian mengarsipkan faktur dan nota tersebut sebagai bukti dikemudian hari.

2. Mengecek dan Membayarkan Hutang Piutang Perusahaan

Laporan AP/AR, hutang piutang, tagihan vendor, dan hutang piutang lainnya merupakan hal yang harus dibayar oleh perusahaan sebelum berakhir masa jatuh temponya.

Nah, terkait dengan hal ini Admin Finance juga berhak untuk membayarkan hutang tersebut maupun menagih piutang dari perusahaan lain. Jika sampai ada masalah keuangan yang terkendala akibat urusan hutang piutang, maka Admin Finance harus segera melaporkannya kepada atasan.

3. Mengelola Dokumen Keuangan dan Laporan Pajak

Seluruh dokumen keuangan wajib dikelola oleh staf admin keuangan termasuk juga dalam hal pelaporan SPT pajak tiap tahunnya kepada pemerintah kota setempat.

Dengan adanya dokumen keuangan tersebut, maka nantinya Admin Finance dapat membuat rincian yang lebih jelas dan valid saat sedang dalam proses penyusunan anggaran keuangan perusahaan yang dilakukan satu tahun sekali.