Tugas dan Tanggung Jawab Admin Operational

Dalam dunia kerja, ada satu posisi yang dikenal sebagai Admin Operational – seseorang yang akan menjalankan proses administrasi perusahaan.

Mulai dari planning, management, organizing, hingga leadership. Tidak semua perusahaan memiliki jabatan ini, jadi apabila Anda tertarik, maka pastikan bahwa perusahaan yang dituju menyediakan posisi tersebut.

Selain itu, kalian pun harus memenuhi persyaratan umum sebagai seorang Admin Operational seperti yang kami rincikan di bawah ini:

Syarat-Syarat Menjadi Seorang Admin Operational

Untuk menjadi seorang Admin Operational, pastikan untuk memenuhi berbagai macam persyaratan berikut ini:

1. Persyaratan Administrasi

Berikut beberapa persyaratan administrasi yang wajib Anda perhatikan jika ingin melamar pekerjaan sebagai seorang admin operasional:

• Lulusan minimal SMK /  D3 jurusan administrasi atau jurusan lain yang sesuai
• Usia maksimal 30 yang dibuktikan dengan e-KTP
• Mampu menguasai bahasa Indonesia dengan baik dan benar
• Diutamakan mampu menguasai bahasa Inggris setidaknya level medium
• Dapat mengoperasikan sofware office layaknya Ms Office, Word, dan Excel
• Punya pengalaman kerja di bidang yang sama minimal selama 1 tahun

2. Persyaratan Umum

Selain persyaratan umum, Anda juga harus menguasai berbagai macam jenis persyaratan umum seperti berikut ini:

• Mampu bekerja sama dengan tim dan berbagai divisi lain dalam satu perusahaan
• Teliti, cermat, dan cekatan dalam bekerja untuk setiap saatnya
• Dapat menangani semua order / pesanan pelanggan yang masuk maupun yang keluar
• Mampu bertanggung jawab dalam pelayanan after sales service
• Dapat membuat analisa dan laporan harian sesuai yang diperlukan perusahaan
• Mampu kelola stok produk setiap hari dan memahami info setiap produk tersebut
• Bisa bekerja dengan baik walaupun dibawah tekanan

Fungsi Admin Operational bagi Bisnis / Perusahaan

Ada banyak sekali fungsi Admin Operational bagi perusahaan atau bisnis yang meliputi beberapa hal di bawah ini:

1. Fungsi Pengawasan

Admin Operasional berfungsi untuk mengawasi, mengontrol, menjamin, dan mengarahkan seluruh aktivitas perusahaan sesuai yang telah direncanakan.

2. Fungsi Perencanaan

Seorang Admin Operational harus mampu merencanakan secara detail terkait kegiatan operasional perusahaan yang meliputi produksi barang / jasa, pemasaran, perencanaan sumber daya perusahaan, dan keuangan perusahaan.

3. Fungsi Pengorganisasian

Admin Operational juga b ertanggung jawab dalam membuat susunan karyawan atau pekerja baik secara individu, kelompok, maupun departemen yang mencangkup sistem operasional perusahaan.

4. Fungsi Penelaah

Salah satu fungsi utama dari Admin Operational adalah menelaah seluruh aktivitas kegiatan operasional yang masih berupa rancangan maupun dalam bentuk kegiatan operasional yang sudah pernah dilakukan.

Disamping beberapa fungsi di atas, sebenarnya masih banyak lagi fungsi Admin Operational yang mencangkup beberapa fungsi yang lebih kompleks. Namun dengan mengetahui beberapa fungsi di atas tentu sudah lebih dari cukup bagi Anda.

Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Admin Finance

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Operational

Berikut ini merupakan beberapa tugas dan tanggung jawab yang wajib diemban oleh seorang Admin Operational:

1. Rekapitulasi Absensi Karyawan

Setiap bulannya, Admin Operational wajib melakukan perhitungan absensi karyawan secara menyeluruh guna keperluan penggajian dan pembuatan invoice secara digital.

Waktu rekapitulasi berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya tergantung dari sistem penggajian yang dilakukan.

Jika perusahaan tersebut melakukan penggajian secara bulanan, maka rekapitulasi hanya dilakukan satu kali, namun jika mingguan maka akan dilakukan 4 kali dalam sebulan.

2. Menelaah Keuangan Operasional

Masalah keuangan sebenarnya adalah tanggung jawab dari seorang Admin Finance yang bekerja di bagian departemen Finance. Namun, Admin Operational juga berhak untuk menelaah keuangan yang terkait dengan sistem operasional.

Misalnya terkait sistem penggajian yang mengalami masalah berupa kesalahan atau penundaan dari waktu yang seharusnya.

Jika terjadi hal demikian, maka pihak Admin Operational berhak melakukan tindak lanjut ke bagian departemen finance.

3. Mengontrol Kegiatan Operasional Perusahaan

Seperti namanya, Admin Operational tentu bertanggung jawab terhadap segala aktivitas operasi perusahaan yang berhubungan dengan produk barang / jasa, penjualan, dan pemasaran produk.

Berbagai macam aktivitas seperti investasi, periklanan, administrasi, maintenance, pemasaran, perpajakan, dan hubungan dengan pihak ketiga juga menjadi tugas yang wajib diemban oleh Admin Operational.

4. Melaporkan Laporan Administasi ke Operational Manager

Seiap bulannya, pihak Admin Operational harus melaporkan data administratif kepada operational manager baik dalam bentuk hard copy (berupa buku laporan) ataupun soft copy (berupa laporan dalam bentuk excel / pdf).

Fungsinya ialah untuk membentuk progress secara periodik setiap satu bulan sekali yang dilakukan oleh bagian operational manager. Nantinya data ini juga akan dibagikan ke beberapa divisi lain seperti halnya divisi manajemen dan divisi keuangan untuk keperluan penggajian dan lainnya.

5. Crosscheck Supply and Demand Stok Produksi

Admin Operational juga bertanggung jawab untuk melakukan crosscheck supply and demand (permintaan dan penawaran) stok produksi tiap periode tertentu. Setelah dilakukan crosscheck, nanti dibuatlah laporan dan datanya akan diajukan ke departemen logistik.

Tujuan utamanya ialah untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok produksi serta menghindari overbudget atau kelebihan pembiayaan pada pembelian stok produksi tertentu akibat kenaikan harga karena kekurangan stok di pasaran.

6. Mengelola Form-Form Operasional

Form-form operasional yang dimaksud merupakan form yang berhubungan operasional produk perusahaan. Misalnya penilian kualitas mutu produksi, penentuan standar kebersihan suatu area, dan penilaian penggunaan standar keamanan dan keselamatan kerja.

Semua form-form ini umumnya dibuat oleh supervisor keliling secara periodik baik tiap minggu atau tiap bulan. Nah, jika semua form tersebut sudah terkumpul menjadi satu, maka tinggal tugas Admin Operational dalam mengolahnya menjadi  review graphic operational.

7. Mengawasi Implementasi Sistem Operasional

Salah satu tugas dan tanggung jawab Admin Operational yang tidak boleh disepelekan ialah mengupayakan penertiban administratif untuk mengimplementasikan sistem operational perusahaan sesuai yang telah direncanakan.

Fungsi utamanya ialah agar manajemen operasional yang terkait dapat berjalan optimal dan lancar sesuai prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak perusahaan.

8. Mengkoordinasikan Keperluan Meeting Satu Tim

Rapat koordinasi dengan tim operasional wajib dijadwalkan secara periodik minimal dalam 1 minggu sekali. Tugas seorang Admin Operational ialah membuat jadwal meeting dan memberitahukan kepada semua tim operational terkait dengan jadwal yang harus dihadiri.

Meeting antara tim operasional umumnya hanya membahas tentang kinerja masing-masing karyawan serta melakukan laporan terhadap sistem operasional perusahaan secara keseluruhan sesuai dengan perannya masing-masing dalam satu tim tersebut.

Gambar: Freepik / tirachardz