Staff PPIC – Berikut Tugas dan Tanggung Jawabnya

Dalam kegiatan produksi, perusahaan memiliki sejumlah karyawan yang mengatur dan mengelolanya. Karyawan tersebut disebut dengan PPIC.

PPIC mengambil peranan penting dalam proses produksi suatu perusahaan. Lalu apa itu PPIC, manfaat, dan apa tugasnya dalam proses produksi? Simak pembahasan berikut ini seputar staff PPIC.

Pengertian PPIC

Production, Planning, and Inventory Control (PPIC) adalah pekerjaan yang berperan dalam persiapan proses produksi seperti mengatur bahan baku atau mentah yang nantinya akan diproduksi hingga menjadi barang jadi.

PPIC juga berfungsi untuk menjaga kualitas dari bahan baku tersebut agar proses produksi tetap efisien.

Bisa dikatakan bahwa PPIC menjadi bagian dari proses perencanaan produksi suatu perusahaan. Dengan adanya staff PPIC, proses produksi dapat dijalankan dengan lancar dan sesuai dengan rencana.

Cara Kerja PPIC

Staff PPIC tidak bekerja sendiri melainkan juga bekerjasama dengan pihak pemasok dan marketing. Hal tersebut dikarenakan staff PPIC perlu mengecek bahan baku tersebut apakah kualitasnya sesuai dan cukup seperti yang dibutuhkan.

Tanggung jawab pertama yang dilakukan oleh staff PPIC adalah mengecek bahan baku. Mereka akan mengecek stok atau jumlah dari bahan baku yang dibutuhkan supaya proses produksi dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Admin Operational

Rencana tersebut didapat dari hasil kerja departemen marketing dalam mengetahui kebutuhan konsumen.

Staff PPIC selalu berhubungan dengan bahan baku, mereka harus bisa menghitung jumlah keperluan stok yang akan diproduksi. Proses tersebut dinamakan perencanaan kebutuhan bahan. Di dalam proses tersebut staff PPIC akan berkoordinasi dengan departemen purchasing.

Setelah itu, staff PPIC juga harus memastikan jika bahan baku yang sudah diterima, harus masuk ke dalam pabrik dan diproduksi.

Terakhir, staff PPIC juga perlu memastikan barang yang sudah jadi, tercatat sebagai stok oleh pihak gudang. Lalu, kemudian pihak dari departemen quality control bisa mengambil sampel dari barang jadi tersebut untuk memastikan kualitasnya.

Manfaat Staff PPIC untuk Perusahaan

Staff PPIC sangat diperlukan suatu perusahaan agar kegiatan produksi bisa berjalan dengan lancar. Berikut ini adalah manfaat staff PPIC untuk perusahaan.

• Proses produksi dan pembuatan produk akan berjalan lancar
• Semua persediaan stok bahan baku yang berhubungan dengan produksi dipelihara dengan baik agar proses produksi tidak terganggu
• Ketersediaan stok bahan baku akan menjadi lebih terkontrol
• Manajemen inventori dalam mengelola stok akan lebih efisien sehingga dapat mengontrol pengeluaran
• Anggaran perusahaan untuk bagian produksi bisa dikontrol dengan baik
• Mendukung meningkatnya Return on Assets (ROA)
• Departemen marketing dapat bekerja dengan optimal karena kegiatan produksi berjalan lancar dan ketersediaan bahan material bisa terkontrol berkat staff PPIC

Tugas Staff PPIC

Di dalam kerjanya, staff PPIC memiliki tugas dan juga tanggung jawab. Tugas dan tanggung jawab staff PPIC tergolong banyak, seperti:

A. Mempersiapkan Barang Jadi

Seperti yang telah diterangkan sebelumnya bahwa staff PPIC berperan penting dalam ketersediaan stok supaya proses produksi bisa berjalan lancar.

Setelah bahan baku selesai diproduksi menjadi barang jadi, staff PPIC harus mempersiapkannya. Staff PPIC perlu mempersiapkan barang yang telah jadi dari proses produksi untuk diserahkan kepada pihak marketing sesuai dengan permintaan dan waktu yang mereka butuhkan.

Barang jadi tersebut nantinya akan disalurkan oleh pihak marketing kepada konsumen. Itulah mengapa barang jadi harus benar-benar dipersiapkan dan diberikan kepada mereka dengan akurat dan tepat.

B. Tinjau Marketing Forecast

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa staff PPIC bekerjasama dengan pihak marketing. Staff PPIC akan memperoleh data marketing forecast dari pihak marketing.

Data ini berisi tentang analisis tren, target pasar, dan angka masa depan bisnis. Dari data marketing forecast tersebut staff PPIC akan dapat merencanakan proses produksi yang hendak dilakukan selanjutnya.

Dengan begitu hasil barang jadi akan memiliki kualitas dan kuantitas yang semakin baik.

C. Mengatur Kebutuhan Produksi

Tugas dan tanggung jawab staff PPIC selanjutnya adalah mengatur kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk produksi.

Staff PPIC perlu memastikan bahan baku yang diperlukan untuk diproduksi. Staff PPIC akan menghitung semuanya melalui analisis-analisis yang telah ditentukan sebelumnya. Yang dihitung adalah semua keperluan mulai dari bahan mentah hingga menjadi produk jadi.

Terakhir,  staff PPIC perlu memastikan bahan mentah yang telah dihitung, sudah terpenuhi saat proses produksi berjalan.

D. Memastikan Kualitas Produk

Tugas dan tanggung jawab berikutnya, Staff PPIC perlu mengecek barang yang sudah jadi untuk menjamin kualitasnya sebelum diberikan ke pihak marketing. Ini harus dicek kualitasnya dengan teliti dan akurat supaya barang jadi memiliki kualitas yang baik juga.

E. Penjadwalan Proses Produksi

Tugas dan tanggung jawab yang terakhir, staff PPIC perlu memastikan produksi berjalan sesuai dengan jadwal produksi yang telah ditentukan.

Hal ini merupakan peran penting staff PPIC dalam proses produksi. Mereka menjadwalkan proses produksi supaya barang jadi bisa terpenuhi dengan baik.

Sistem ERP Dalam Memudahkan Tugas PPIC

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, staff PPIC pasti akan bisa menjalankannya dengan lebih efisien dengan adanya sistem yang telah terintegrasi.

Sistem ini dinamakan Enterprise Resource Planning / ERP. Sistem ini memudahkan staff PPIC dalam mengkoordinir secara otomatis suatu proses di dalam bisnis. ERP mampu meningkatkan efektifitas dalam pekerjaan staff PPIC. Berikut kelebihan apabila menggunakan ERP di dalam tugas PPIC.

• Penjadwalan proses produk menjadi otomatis sehingga memudahkan staff PPIC dalam melakukan kontrol
• Persiapan dan pengecekan bahan baku menjadi lebih efisien dan efektif
• Sistem akan memberikan peringatan apabila stok bahan baku hampir atau telah habis. Dengan begitu staff PPIC akan bisa mengetahuinya dan segera menindaklanjutinya
• Sistem ERP akan mempermudah staff PPIC dalam memonitor stok bahan baku sesuai kebutuhan konsumen, sehingga staff PPIC mudah menentukan jumlah bahan baku yang diperlukan untuk diproduksi
• Sistem ERP bisa mengecek peralatan produksi dan menjadwalkannya untuk dapat beroperasi secara otomatis
• Sistem ERP mampu melakukan pemesanan bahan baku secara otomatis ke supplier
• Manajemen data inventori dapat dicek dengan mudah sehingga laporan analisis dapat dijalankan dengan cepat.

Itulah tugas staff PPIC di bagian produksi suatu perusahaan. Dan tentunya dengan penggunaan sistem ERP akan memudahkan staff PPIC dalam tugasnya.

Gambar: Freepik / DC Studio