Ini Dia Tugas dan Tanggung Jawab Admin Support
Saat ini, ada profesi atau posisi yang semakin dikenali oleh banyak orang yaitu Admin Support. Tugas dan tanggung jawabnya pun tidak bisa dianggap sepele.
Umumnya, profesi ini hanya tersedia di perusahaan besar yang punya sistem manajemen kompleks sehingga pada perusahaan kecil dan menengah jarang ditemui profesi satu ini.
Lalu, sebenarnya apa itu Admin Support dan apa saja tugas dan tanggung jawab yang diemban olehnya? Jika Anda ingin mengetahui secara lebih lengkap dan lebih detail, silakan simak informasinya di bawah ini.
Pengertian Admin Support
Admin Support merupakan profesi atau jabatan dari seseorang yang bertugas dalam mengelola aspek administrasi perusahaan, memelihara inventaris aset dan barang, memberikan dukungan bagi para karyawan perusahaan, serta pembuatan laporan untuk disampaikan pada atasan.
Ruang lingkup tanggung jawab Admin Support bisa dikatakan sangat banyak. Karena itu, perusahaan besar biasanya membutuhkan beberapa orang sebagai Admin Support yang masing-masing punya role atau tugasnya masing-masing.
Admin Support dituntut untuk selalu teliti, responsif, cekatan, dan selalu tepat waktu. Dengan kemampuan tersebut, tentu pekerjaan akan berjalan dengan baik sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan.
Persyaratan yang Dibutuhkan Admin Support
Apabila Anda punya ketertarikan untuk mencalonkan diri sebagai Admin Support di suatu perusahaan, pastikan untuk mengetahui beberapa persyaratan yang dibutuhkan di bawah ini:
A. Memiliki Kemampuan Menulis Laporan
Dalam pekerjaannya, Admin Support dituntut untuk menulis laporan dalam jumlah yang cukup banyak. Setiap informasi yang datang dari karyawan, mitra, rekan kerja, maupun dari pihak eksternal perusahaan harus dibuat laporan untuk diberikan kepada manajer.
Karena itu, Admin Support setidaknya harus memiliki kemampuan berikut ini:
- Menguasai Microsoft word
- Menguasai Microsoft excel
- Menguasai Microsoft power point
- Kemampuan menulis sesuai kaidah KBBI
- Kemampuan surat menyurat
- Kemampuan menggunakan email
B. Memenuhi Persyaratan Administratif
Selain memiliki skill menulis laporan, seorang Admin Support juga wajib memenuhi persyaratan administratif yang dibuktikan dengan ijazah pendidikan terakhirnya.
Beberapa perusahaan masih ada yang menerima Admin Support yang berasal dari SMK Akuntansi, namun sebagian besar mensyaratkan minimal D3 akuntansi mengingat ruang lingkup pengetahuan yang dipelajarinya lebih banyak.
C. Menguasai Bahasa Asing dengan Baik
Penguasaan bahasa asing sebenarnya bersifat opsional karena ada perusahaan yang menetapkan aturan ini dan ada pula yang tidak. Namun, jika Anda mampu menguasai bahasa asing dengan baik tentu jadi nilai plus tersendiri nantinya.
Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Admin Operational
Hal ini dikarenakan pekerjaan Admin Support sangat berkaitan dengan pihak eksternal perusahaan. Untuk perusahaan skala internasional maupun nasional yang berhubungan dengan pihak dari luar negeri.
Tentunya sangat membutuhkan Admin Support yang memiliki ketrampilan bahasa asing baik itu Inggris, Jepang, Mandarin, atau bahasa lainnya.
D. Membuat Perencanaan Kerja yang Fleksibel
Admin Support diharuskan memiliki kemampuan dalam membuat sistem rencana kerja (perencanaan kerja) yang fleksibel sesuai dengan kondisi yang terjadi pada saat itu.
Salah satu faktor yang mempengaruhi sistem rencana kerja adalah urgensi atau kedaruratan yang terjadi pada perusahaan.
Jadi, seorang Admin Support harus mampu mempertimbangkan tingkat urgensi yang sedang terjadi agar rencana kerja yang dibuatnya dapat lebih fleksibel.
E. Memiliki Skill Tambahan
Selain beberapa skill di atas, Admin Support juga dituntut untuk memiliki skill tambahan seperti berikut ini:
- Memahami tata cara pembukuan ringan
- Mampu menyusun serta mengorganisasikan dokumen
- Mampu menyusun skala prioritas untuk manajemen waktu perusahaan
- Memiliki pengalaman Admin Support baik sebagai karyawan magang / tetap
- Mampu berpenampilan yang menarik
- Mudah bekerja sama dalam tim dan dapat berkomunikasi dengan baik
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Support
Setelah mengetahui beberapa persyaratan yang wajib dipenuhi oleh Admin Support, sekarang kita lanjutkan ke pembahasan utama seputar tugas dan tanggung jawab seorang Admin Support. Yuk simak informasi selengkapnya di bawah ini.
Baca juga: Apa Tugas dan Tanggung Jawab Admin Finance? Simak Disini
A. Memberikan Support Terhadap Semua Aspek Manajemen
Admin Support bertanggung jawab untuk memberikan support atau dukungan terhadap aspek manajemen administrasi. Misalnya dengan melakukan koordinasi bersama dengan unit operasional untuk menyelesaikan masalah operasional perusahaan.
Selain itu, Admin Support juga bertugas untuk memberikan support atau dukungan kepada para karyawan yang dirasa membutuhkannya. Dukungan yang berikan bisa dalam bentuk bantuan koordinasi maupun bimbingan pengetahuan.
B. Membuat Agenda Perusahaan
Agenda perusahaan menjadi tanggung jawab dari Admin Support. Karena itu, setiap agenda yang telah direncanakan oleh pihak staf dan manajemen atas akan dibuat rincian jadwalnya oleh Admin Support.
Dalam merinci setiap agenda perusahaan, Admin Support akan berkoordinasi dengan setiap unit dan divisi perusahaan. Jadi setiap ada pertemuan antar divisi maka pihak Admin Support akan memberikan kabar kepada mereka setiap unit dan divisi tersebut terlebih dahulu.
- Mengkoordinasikan pertemuan antar pimpinan dan eksekutif perusahaan
- Menentukan waktu dan tempat terkait jadwal rapat
- Melakukan koordinasi terhadap wawancara
- Menentukan jadwal suatu kegiatan atau acara perusahan
- Mempersiapkan catatan rapat serta bahan tambahan dalam rapat
C. Mengelola Administrasi dan Laporan
Administrasi, surat menyurat, dan laporan merupakan tugas yang harus diemban oleh Admin Support. Karena itulah syarat utama menjadi Admin Support harus berasal dari lulusan akuntansi baik SMK akuntansi maupun diploma akuntansi.
Beberapa hal yang berkaitan dengan administrasi diantaranya ialah mempersiapkan korespondensi bisnis, membuat catatan tentang rekapan data pembelian dan penjualan, mengelola file, mengirimkan surat, data entry, mengirimkan dan menerima email, mengisi faks, mengirim / menerima formulir perusahaan, dan masih banyak lainnya.
D. Memeriksa Persediaan Dukungan Logistik
Bagi perusahaan, persediaan logistik tentu sangatlah penting. Apabila sampai kehabisan stok logistik tentu akan repot dan dapat berdampak pada masalah internal perusahaan yang lebih serius. Karena itulah ada seorang Admin Support yang bertugas melakukan pemeriksaan direktori logistik perusahaan.
Tak hanya itu, Admin Support juga harus mampu melakukan pemetaan sumber pemasok secara lengkap dan detail.
Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Pramuniaga: “Jiwa”-nya Pelayanan
Dengan begitu, perusahaan dapat menentuan sumber pasokan persediaan logistik serta kualitasnya yang baik ataupun buruk. Nah berikut ini beberapa tugas spesifik dari Admin Support dalam hal dukungan logistik:
- Memantau dan memetakan sumber pemasok
- Mengelola inventaris aset serta ketersediaan barang
- Memelihara persediaan logistik, direktori, dan penyimpanan
- Melakukan rekapan keluar masuknya inventaris aset
- Pemesanan, penerimaan, dan pengiriman makanan
E. Melakukan Rekonsiliasi Data Keuangan
Bagi perusahaan yang bergerak di bidang keuangan, tentu rekonsiliasi data sangatlah penting dan harus dilakukan setiap waktunya agar tidak terjadi perbedaan data sekecil apapun.
Rekonsiliasi data merupakan laporan yang berisikan informasi perbedaan pencatatan antara saldo saldo transaksi perusahaan dengan saldo dari mutasi / laporan bank.
Pihak Admin Support ini harus mencari tahu apa saja yang menjadi penyebab perbedaan tersebut dan harus memberikan keterangan pada setiap data yang ada.
Tujuan utama melakukan rekonsiliasi data tentu adalah untuk mencocokan data transaksi keuangan dari beberapa sistem / subsistem sekaligus berdasarkan sumber dokumen yang sama. Setelah itu, Admin Support akan mengarsipkan hasil rekonsiliasi hariannya dalam sumber data perusahaan.
Itulah informasi yang dapat kami berikan seputar tugas dan tanggung jawab Admin Support. Semoga bermanfaat!
Gambar: Freepik